1. 어떤 업무를 처리하는 과정에서 다양한 상황들을 고려하여 의사결정을 내렸던 경험에 대해 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
1-1. 업무 처리시 의사결정을 내렸던 과정과 이를 위해 활용한 자료들에 대해 기술
1-2. 의사결정 시 고려했던 대안들과 최종 결정한 근거에 대해 기술
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[30만원 아끼자 만족도 20% 상승]
저는 학생회 총무로서 학과 현장학습 지출을 줄이기 위해 다양한 상황들을 고려하여 지출결정을 내린 경험이 있습니다. 총무로서 매년 있는 1박 2일간의 학과 현장학습을 준비하며 숙소예약, 식당예약, 물품구매 등 다양한 지출을 관리해야 했습니다. 지출 프로세스 특성을 파악하고 학과 현장학습 지출을 줄이고 참여자들의 만족도도 함께 상승시키는 것이 목표였습니다. 따라서 이제껏 역대 총무부의 현장학습 지출내역을 확인해 학생회의 지출특성을 파악하려 노력했습니다.
그 결과 이제껏 총무부는 대형마트에서 모든 물품과 식재료를 구매하고 매년 갔던 숙소와 식당을 예약하는 상황이었습니다. 이는 편리하긴 했지만, 효율적인 지출은 아니라고 판단했습니다. 따라서 저는 이전보다 효율적인 지출방법을 고민했습니다.
지출방법을 고민하며, 메뉴, 현장학습 컨셉 등 현장학습 참여자인 학생의 선호도를 파악하자는 아이디어를 냈습니다. 그 후 SNS 투표를 활용해 '선호하는 식사·간식메뉴', '현장학습 참여 목적' 등 참가자를 대상으로 사전조사를 진행했습니다. 그 후 투표결과를 활용해 현장학습 식사메뉴, 간식메뉴, 구입물품 등을 구매할 때 주요 근거로 활용했습니다. 또한 현장학습에 필요한 물품을 저렴히 구매하기 위해 인터넷과 학교 근처 생활용품점을 비교했습니다. 마지막으로 과거 현장학습 지출자료를 보고 과거와 현재의 선택을 비교할 수 있었습니다.
이렇게 꼼꼼히 비교한 덕분에 예산이 작년보다 30만 원이 절감되었고, 설문조사 결과 현장학습 만족도가 20% 상승했습니다. 이러한 경험으로 의사결정 시 다방면의 자료를 활용할 수 있다면, 최상의 성과를 낼 수 있다는 것을 깨달았습니다.
2. 정확한 분석을 통해 복잡하게 얽힌 과제나 문제를 해결했던 경험에 대해 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
2-1. 주어진 과제나 문제의 원인, 본질을 분석했던 내용에 대한 기술
2-2. 분석한 결과를 과제 및 문제 해결에 적용했던 내용에 대한 기술
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[입장객 400, 조회수 3600]
저는 전국대학 문화기획연합의 팀장으로 활동하며 2017년 봄 ‘해적’을 컨셉으로 유람선파티를 기획하며 원인을 분석해 문제를 해결한 경험이 있습니다. 파티를 준비하며 최소 200명이상의 대학생 입장객이 오도록 하는 것이 저희 팀의 목표였습니다.
이때 파티에서 사용될 물품을 협찬받기 위해 팀원들과 함께 협찬요청제안서를 만들어 다양한 브랜드와 협상해 협찬을 받을 수 있었습니다. 그러나 파티 일주일 전 한 주류회사에서 내부사정상 급하게 협찬을 취소했습니다. 이는 파티에서 제공할 주류가 취소된 것이므로 파티 진행에 타격이었습니다.
따라서 이와 같은 문제를 해결하기 위해 우선 협찬취소의 원인을 생각했고, 저희 팀에서 제시한 홍보조건이 부족했다고 판단했습니다. 따라서 이전에 주류협찬을 거절한 기업에 다시 연락해 전보다 보완된 조건을 제시했습니다. 보완된 조건은 ‘파티 장소에 해당 주류 엑스배너 설치’, ‘주류 홍보 포스터 제작 후 SNS 게시’, ‘파티 당일 입장객이 해당 주류를 즐기는 사진 촬영 후 주류사에 제공’을 제시했습니다. 저희 팀에 협찬해주는 것이 해당 기업에 확실히 이익을 가져다준다는 점을 어필한 것입니다.
보완된 조건을 확인한 기업은 긍정적인 반응을 보였고, 다행히 해당 협상이 성사되어 협찬을 받을 수 있었습니다. 파티에 필요한 주류를 무료로 얻게 되어 재정적 타격을 줄이게 된 것입니다. 이 덕에 파티는 입장객 400명, 주류 홍보 포스터 3,600명 조회로 성공적이었습니다. 이러한 경험으로 저는 기획할 때 여러 차선책을 두어 긴급 상황 시 유연한 대처가 이뤄질 수 있도록 미리 준비하자는 교훈을 얻었습니다.
3. 자신과 이견을 가진 상대방과 협상하여 모두에게 유리한 최종안을 도출했던 경험을 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
3-1. 자신과 상대방의 입장 차이 및 합의안 도출 프로세스에 대한 기술
3-2. 모두에게 이익이 되는 합의안과 도출 이유에 대해 기술
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[천마디 말보다 한개의 동영상]
제가 근무했던 건설근로자공제회 회원복지팀은 민원업무를 더욱 빠르게 처리하기 위한 통합시스템을 개발 후 최종보고회를 준비했습니다. 해당 시스템에 대해 효과적으로 설명할 방법을 찾는 것이 저와 동료들의 목표였습니다.
동료들과 통합시스템을 효과적으로 설명하는 방식을 회의하던 중, 저는 통합시스템을 사용해 민원업무를 하는 모습을 동영상으로 시연하는 방법을 떠올렸습니다. 하지만 함께 발표를 준비하던 동료들은 동영상 상영 타이밍을 잡기도 어렵고, 동영상으로 통합시스템을 설명하기 어려울 것이라며 그냥 PPT를 사용해 말로 설명하자고 제안했습니다.
동료들의 반응도 이해가 갔지만, 시스템의 장점을 말로 설명하는 것보다 보여주는 것이 이해하기 쉽다고 생각해 동료들이 우려하는 부분을 보완해서 동영상을 직원들의 집중력이 흐려지는 타이밍에 상영하자고 제안했습니다. 더불어 통합시스템의 특징인 ‘종이 없는 스마트 업무환경 구축’, ‘주민등록증 등 서류 스캔이 민원대에서 바로 가능’을 강조한 내용을 담은 대본을 작성해 보여주었습니다.
다행히 대본을 본 동료들은 흥미를 느껴 동료들끼리 촬영팀과 시연배우팀으로 역할을 나누어 함께 시연영상을 촬영했습니다. 그 후 해당 동영상을 일주일 후인 최종보고회에서 성공적으로 발표할 수 있었습니다.
실제로도 보고회에서 동영상을 시청한 내부직원들의 반응이 좋았기 때문에, 직접적인 민원업무를 맡는 직원들도 해당 동영상을 시청했습니다. 또한 건설근로자공제회 공식 유튜브 계정에도 해당 영상이 업로드되어 더욱 많은 사람에게 통합시스템의 장점을 홍보할 수 있었습니다. 이러한 경험을 통해, 상대방이 우려하는 부분을 해소해줄 구체적인 근거를 제시해야 갈등해결이 더욱 쉽다는 것을 깨달았습니다.
4. 오류없이 성공적으로 과제 또는 업무를 수행하고자 최선을 다했던 경험을 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
4-1. 오류나 실수가 발생할 가능성이 있었던 업무(과제) 특성 및 주의를 기울였던 행동에 대해 기술
4-2. 진행과정 별 치밀하게 처리했던 방법에 대해 기술
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[부정수급액 1억6000만원 적발]
저는 건설근로자공제회 회원복지팀에서 청년인턴으로 근무하며 오류없이 성공적으로 업무를 수행하고자 최선을 다한 경험이 있습니다. 인턴을 하며 건설근로자 대상 민원업무와 퇴직공제금 수급 관련 업무를 경험했습니다.
그중 특히 부정수급이 의심되는 사람과 업체에 공문을 보내고, 증빙자료가 회신이 되지 않으면 직접 통화해 자료를 요청하는 업무를 담당했었습니다. 특정 사유가 있어야 받을 수 있는 퇴직공제금을 부정으로 수급한 사람들을 적발하는 것이 업무 목표였습니다. 자료가 하나라도 누락되거나 부정수급자의 인적사항을 다른 사람과 헷갈리면 큰 문제가 되기는 일이었기에, 신중하게 자료를 확인 후 정리해야 했습니다.
따라서 업무를 치밀하게 처리하기 위해 우선 퇴직공제금 부정수급 유형을 분류해 부정수급의심자의 인적사항이 헷갈리지 않도록 정리했습니다. 그 후 부정수급의심자의 고용업체에 재직관련 증빙자료요청을 함으로써 이 사람이 실제 부정수급자인지 확인했습니다. 그 과정에서 고용업체에 일일이 공문을 보내고 전화를 해 협조를 요청하고 회신된 서류를 확인했습니다. 서류를 확인해 제가 가지고 있는 데이터베이스를 기반으로 해당 내용 중 잘못된 부분은 없는지, 어떤 정보를 보충해야할지 확인해나갔습니다. 부족한 정보는 다른 부서나 근로복지공단에 자료를 요청해 확인할 수 있었습니다.
그 결과, 부정수급 의심자 총 306명 중 약 30%의 부정수급을 적발할 수 있었습니다. 이는 약 1억6000만원에 달하는 금 액이었습니다. 이 과정에서 기업의 문서관리 프로세스와 정보를 가공하는 방법을 터득했습니다. 그뿐만 아니라 다양한 유관부서·업체와의 커뮤니케이션 방법을 배웠습니다.