1. 어떤 업무를 처리하는 과정에서 다양한 상황들을 고려하여 의사결정을 내렸던 경험에 대해 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
1-1. 업무 처리시 의사결정을 내렸던 과정과 이를 위해 활용한 자료들에 대해 기술
1-2. 의사결정 시 고려했던 대안들과 최종 결정한 근거에 대해 기술
[효과적인 봉사활동 프로젝트를 위한 의사결정 3단계]
2년간 주말마다 보육원 중고등학생 교육 봉사에 참여했습니다. 저를 포함한 총 50명의 동아리 부원들에게는 아이들에게 학습 동기를 부여하고 학업 열의를 찾아주겠다는 목표가 있었습니다. 그러나 원내 교육 형태의 활동만 반복하다 보니, 시험 성적 관리자로서의 역할 수행에만 급급했습니다. 심지어 주 1회 방문의 한계로 교육의 연속성이 떨어지자 아이들의 학업 성취도마저 하락했습니다. 대책을 마련하기 위해 가장 먼저 봉사자 회의를 열어 새로운 유형의 봉사활동에 대한 브레인스토밍을 함께 했습니다. 다음, 보육교사분들께 직접 연락하여 저희의 참신한 아이디어를 들려드리고 조언을 구하는 자리를 마련했습니다. 마지막으로, 당사자인 아이들의 의견을 위해 1:1 대면 설문조사를 실시했습니다.
[책과 연필 없이도 가능한 교육 봉사]
3단계의 의사결정과정을 통해 도출된 대안은 총 세 가지였습니다. 첫째, 동기 부여와 학습 능력의 상관관계를 다루는 다큐멘터리 시청. 둘째, 직업체험 박람회 참석. 셋째, 대학 탐방이었습니다. 저희가 염두 해야 할 사항은 보육원의 비용 투입의 부담을 최소화하고, 봉사자들의 물리적 여건과 아이들의 흥미도를 반영하는 것이었습니다. 종합적으로 고려한 결과 대학 생활을 체험할 수 있는 외부 활동이 좋은 자극이 될 거라는 확신을 얻었습니다. 이후 연간 4차례의 대학교 견학, 대학가 탐방을 진행하여 한 학생당 1회 이상 참여했습니다. 덕분에 원내 교육 봉사 진행 중 15분도 집중하기 어려워하던 학습 분위기가 30분 이상 이어지기도 하고, 일부 학생들에게는 목표 대학이 생겼다는 반가운 소식도 있었습니다.
2. 정확한 분석을 통해 복잡하게 얽힌 과제나 문서를 해결했던 경험에 대해 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
2-1. 주어진 과제나 문제의 원인. 본질을 분석했던 내용에 대한 기술
2-2. 분석한 결과를 과제 및 문제 해결에 적용했던 내용에 대한 기술
[단순 업무도 효율적으로 수행하는 방법 모색]
학회 학술대회 초록 제작 지원 업무를 맡았었습니다. 4명의 팀원 중 2명이 출력된 문서 내 오류를 발견하면, 다른 2명이 컴퓨터 파일 문서에서 해당 부분을 찾아 수정하는 작업이었습니다. 정확성을 높이기 위해 이 과정을 두 차례 반복하던 중 앞서 지적된 오류가 수정되지 않은 채 재차 발견되는 경우가 다수 있었습니다. 팀원들과 문제에 대해 토론해보니 오류의 발견과 수정이 각각 다른 사람의 손을 거치는 것이 원인으로 지적되었습니다. 또한 상이한 문서 유형으로 오류 누락 발생 가능성이 높았다는 의견이 있었습니다. 저 또한 같은 방식으로는 3차, 4차 수정 작업이 불가피하다는 위기를 느꼈습니다. 이렇게 인적, 시간적 자원이 낭비되는 상황이 계속되면 학술대회 일정에도 차질을 미칠 수 있어 원인 분석에 따른 대책 마련이 시급했습니다.
[자원낭비의 원인을 성공적으로 분석하여 달성한 업무 성과]
팀원 모두 파일 문서로 작업할 것을 제안했습니다. 오류 발견과 동시에 수정을 진행하여 누락 가능성을 낮추기 위한 전략이었습니다. 또한, 클라우드에 수정 사항을 기록 및 공유해서 2차 수정 과정에 걸리는 시간을 단축하고자 했습니다. 팀원들의 동의로 방식을 바꾸자 중복 오류 발생 빈도가 현저히 줄어들어 2차 수정만으로 업무가 마무리되었습니다. 덕분에 초록 작업은 기존 계획보다 이틀 일찍 마무리되었고, 시간적 여유를 얻게 된 인력은 학술대회 현장에 배치되어 행사 개최에 힘을 실을 수 있었습니다. 이처럼 직무 수행 과정에서 복잡하게 얽힌 문제가 발생할 시 업무 수행 방식을 돌아보고 그 원인을 찾아 문제를 해결해 나가도록 하겠습니다.
3. 자신과 이견을 가진 상대방과 협상하여 모두에게 유리한 최종안을 도출했던 경험을 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
3-1. 자신과 상대방의 입장 차이 및 합의안 도출 프로세스에 대한 기술
3-2. 모두에게 이익이 되는 합의안과 도출 이유에 대해 기술
[입장 바꿔 한 번 더]
담당자의 입장을 고려하지 않은 채 작성한 제안서가 반려된 경험이 있습니다. 소속된 학생회가 기획한 한국문화축제의 교내 지원금을 받기 위해 제안서 작성 업무를 담당했습니다. 구상한 학생 참여 프로그램 10가지, 필요 물품, 예상 구매 비용 등을 장황하게 나열하여 제출했습니다. 하지만 지원금 제공 불가 통보를 받아 한 달 동안 기획한 행사가 무산될 위기였습니다. 피드백을 얻고자 메일로 문의했고, 담당자는 단 하나의 프로그램을 운영하더라도 행사 기획 목적에 맞는 제안서를 요청하였습니다. 이후 학생회를 소집하여 상황을 공유하고, 과연 학교 측의 입장에서는 어떤 행사를 지원하고 싶을지 고민해보았습니다.
[한인뿐만 아니라 현지인까지 만족스러운 문화 행사 기획]
상대의 입장을 깊이 생각해보니 기존 제안서의 문제점은 금방 드러났습니다. 저희가 제안한 학생 참여 프로그램은 한인만을 행사 참가 대상으로 국한하였습니다. 게다가, 기존과 다르지 않은 행사 내용과 성과 없는 단순 친목 도모 목적이라는 한계가 보였습니다. 효과적인 행사에 대한 이견과 행사 기획의 핵심을 깨닫고 제안서 작성 방향을 재설정하기로 했습니다. 우선, 프로그램 수는 6가지로 축소하되, 단순 참여형에서 체험형으로 경험의 범위를 넓혔습니다. 또한, 현지 학생 및 지역민을 참가 대상으로 확대하여 교내 행사를 지역 사회 행사로 확장시켰습니다. 더불어, 항목별 기획의도와 세부 운영계획, 기대효과를 분명하게 명시했습니다. 다시 제출한 제안서는 통과되어 100만 원의 지원금을 받을 수 있었습니다. 이렇게 개최된 행사에는 한인 100명, 현지인 400명이 함께 하여 인상적인 이벤트로 지역 신문에도 이름을 올렸습니다. 이 경험 후로 상대방의 입장을 이해하고 서로에게 도움이 되는 합의안에 도달하도록 계속 노력하고 있습니다.
4. 오류 없이 성공적으로 과제 또는 업무를 수행하고자 최선을 다했던 경험을 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
4-1. 오류나 실수가 발생할 가능성이 있었던 업무(과제) 특성 및 주의를 기울였던 행동에 대해 기술
4-2. 진행과정 별 치밀하게 처리했던 방법에 대해 기술
[실수 한 번에 과태료는 수백만 원]
패션 관련 기업 CRM 부서 사무보조로 일하면서 고객 맞춤형 마케팅 활동을 지원했습니다. 그중 매장에서 고객에게 보내는 판촉 문자가 불법스팸으로 신고되지 않도록 관리하는 것이 담당 업무였습니다. 매장에서 문자를 발송할 때 지켜야 하는 작성 규칙이 있으나, DM 특성상 쉽게 오류나 실수가 발생할 수 있어서 항상 주의가 필요했습니다. 때문에 매장에서 고객에게 보낼 문자 내용을 미리 받아 관련 법에 맞게 수정 후 발송하는 시스템이었습니다. 이 과정에서 개정된 정부 지침에 어긋나지 않도록 머리말에 광고임을 표기하고 수신거부 연락처를 포함하는 등의 방식으로 신경 써서 관리했습니다.
[점주와의 고객관계관리 협업으로 사고 사전 방지]
전국의 모든 매장의 판촉 문자를 한 사람이 사전 검열하다 보면 오류를 미처 발견하지 못한 채 수백 건의 문자가 발송될 수 있다는 위험이 있습니다. 이를 미연에 방지하기 위하여 점주와의 협업이 필요했습니다. 애초에 작성할 때부터 오류나 실수를 줄이는 노력이 요구되었습니다. 따라서 저는 광고 문자 작성 매뉴얼을 작성하여 매장별로 배포하였습니다. 또한 관련 법규를 첨부하여 번거롭지만 해당 과정을 거쳐야 하는 이유를 명시해드렸습니다. 쉽게 작성할 수 있도록 다양한 버전의 서식을 제공하고 사례를 공유해드리기도 했습니다. 그러자 별도의 수정이 필요 없을 정도로 통일된 양식의 문자 배포가 가능했습니다. 매장에서도 전보다 수월하게 메시지를 작성할 수 있었다는 피드백을 받았습니다. 덕분에 해당 분기 과태료 부과 신고는 0회를 기록했습니다. 꼼꼼한 사전 작업으로 업무 수행의 오류를 줄일 수 있음을 깨달았습니다.