1. 어떤 업무를 처리하는 과정에서 다양한 상황들을 고려하여 의사결정을 내렸던 경험에 대해 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
1-1. 업무 처리시 의사결정을 내렸던 과정과 이를 위해 활용한 자료들에 대해 기술
1-2. 의사결정 시 고려했던 대안들과 최종 결정한 근거에 대해 기술
[타당한 근거에 따라 의사결정하여 달성한 150% 신청률]
적극적인 문제 인식과 최적의 대안을 선택하여 효율적으로 전화응대를 완수한 결과 국제회의명소 신청률이 이전대비 150% 이상 상승한 경험이 있습니다.
OO 공사에서 근무 할 당시 지역회의명소 선발을 위해 각 지역명소에 문의를 하여 신청을 권유하고 담당자 연락처 및 명소정보를 업데이트하라는 지시를 받았습니다. 이전 대비 110% 많은 신청률을 달성하는 것이 팀의 목표였습니다. 주어진 엑셀형식에 맞추어 업데이트를 하며 전화응대를 하였지만, 작성한 기관 데이터 방대해짐에 따라 고충이 생기기 시작하였습니다. 기관에서 수시로 신청관련 문의전화가 올 때 리스트를 한 눈에 파악하기 어려워 응대 초반에 버벅거리는 과정을 거쳤습니다. 또한 엑셀 형식에는 없지만 응대 시 중요한 정보들이 존재했기 때문에 이를 한 곳에 모두 기입하였고, 정보파악이 한 번에 되지 않아 전화 응대 속도가 느려져 명소 담당자들이 답답해하는 상황이 발생하였습니다. 이런 상황이 지속되면 팀에 대한 인식이 안 좋아져 우리 팀 전체에 악영향을 끼칠 것이라는 생각이 들었습니다. 따라서 좀 더 효율적으로 업무를 완수하기로 위하여 리스트 작성 방법을 수정하기로 결정하고 상사와 동기들을 통해 사내에 비슷한 프로젝트를 했었던 자료를 제공받아 명소정보를 어떻게 작성하였는지 살펴보았습니다. 그리고 지역별로 명소 관련 정보들을 분류하고 좀 더 세부적으로 작성항목을 나누어 명소에 관한 정보들을 작성하였더니 이전 대비 높은 성과를 달성했다는 것을 파악하였습니다.
마감기한이 얼마 남지 않아 기존의 방식대로 리스트 작성을 완료한 후 제출할 수도 있었으나, 약간의 노력으로 효율성을 높이면 기존 업무뿐만 아니라 추후 업무에도 이익이 될 것이라 판단하였습니다. 따라서 상사에게 응대의 신속성과 문서의 가시성을 위하여 기존의 엑셀 형식에 응대시 필요한 항목들을 추가하고, 명소정보를 지역별로 시트를 분류하여 작성하여 제출 할 것을 제안했습니다. 또한 새로운 엑셀형식으로 바꾸어 업무를 진행하느라 할당된 신청률을 못 채울 것이라 예상된다면 이전에 신청하였던 명소 담당자들에게 신청을 권유하여 할당량을 채우겠다고 제안하였습니다. 상사는 이에 승낙하였고 저는 새로운 형식에 맞추어 리스트를 재작성하였습니다. 비록 작성하는 데에 시간이 들었지만 응대가 신속하고 정확하게 이루어져 마감기한 안에 제출하였고, 프로젝트를 수월하게 완수하여 이전대비 150%이상 상승된 신청률을 달성할 수 있었습니다.
이처럼 업무 수행 시 문제가 생기면 능동적이고 신속하게 대안을 찾아 효율적으로 업무를 완수하는 신입사원이 되겠습니다.
2. 정확한 분석을 통해 복잡하게 얽힌 과제나 문제를 해결했던 경험에 대해 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
2-1. 주어진 과제나 문제의 원인, 본질을 분석했던 내용에 대한 기술
2-2. 분석한 결과를 과제 및 문제 해결에 적용했던 내용에 대한 기술
[정확한 요인분석으로 이루어낸 고객 유입량 2위]
명확한 타겟 고객층 분석을 통해 지역적인 단점 등을 극복하고 팀 활동 2위를 달성한 경험이 있습니다.
OO 대외활동에서 활동할 당시, 팀별로 소속되어있는 지점 앞에서 부스를 차리고 자사애플리케이션을 홍보하며 고객을 유입하고 사은품을 주는 행사를 진행하라는 미션을 받았습니다. 팀원들은 유일하게 유동인구가 적은 비수도권 지점 팀인데다가 미션결과 항상 꼴지를 받아서 위축되어있고 소극적인 분위기였습니다. 하지만 노력은 배신하지 않으니 열심히 하여서 비수도권 팀의 한계를 깨보자고 설득하였습니다.
열정을 가지고 회의를 주도하니 팀원들도 적극적으로 참여하기 시작하였고, 그동안의 낮은 성과에 대한 요인을 분석한 결과 고객 타겟 층을 정확하게 파악하지 않고 다른 지점과 비슷한 형식으로 미션을 진행하여서 실적이 저조하였음을 알게되었습니다. 따라서 우리 지점만의 고객 타겟층을 명확히 설정하고 그에 맞춘 행사를 기획하자는 결론이 나왔습니다. 담당 주임님에게 지점관련 자료를 제공받아 분석하고, 지역 SNS 채널 및 커뮤니티를 통하여 파악한 결과 해당 지점 방문자 비율이 가장 높은 연령대가 4,50대 여성이라는 결과가 나왔습니다. 따라서 중년 여성을 주 타겟으로 하고 해당 타겟 층에 맞추어 행사를 준비하기로 결정하였습니다.
이들의 니즈에 부합하면서도 주어진 예산 내에 합리적으로 구매할 수 있는 사은품 항목에 대해 회의를 진행한 결과 식용유와 수세미 등의 주방용품 및 필수품으로 의견을 모을 수 있었습니다. 또한 4,50대 여성은 대개 휴대폰을 다루는데 능숙하지 않고 작은 글씨를 보는 것을 힘들어한다는 분석에 따라 행사참여 방법을 커다란 글씨와 이미지로 설명하는 등신대를 제작하여 행사장에 비치하였고, 행사 진행 시 일대일로 직접 핸드폰 조작을 도와 반복되는 질문에도 친절하게 응대하며 행사 참여를 유도하였습니다. 그 결과 비수도권 팀이지만 이례적으로 전체 7개 지점 중 2등으로 높은 고객 유입량을 달성할 수 있었습니다.
이 경험을 통해 꼼꼼하게 실패원인을 분석한다면 어떠한 불리한 상황도 극복할 수 있다는 점을 알 수 있었습니다. 이처럼 적극적으로 문제를 해결하는 인재가 되겠습니다.
3. 자신과 이견을 가진 상대방과 협상하여 모두에게 유리한 최종안을 도출했던 경험을 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
3-1. 자신과 상대방의 입장 차이 및 합의안 도출 프로세스에 대한 기술
3-2. 모두에게 이익이 되는 합의안과 도출 이유에 대해 기술
[공감을 통한 이견조율능력으로 이루어낸 미션 완수]
OO 대외활동에서 멘티의 입장을 대변하여 담당주임과의 이견을 조율하여 입장차이를 극복하고 미션을 기간 내에 성공적으로 마쳤던 경험이 있습니다.
멘토로 활동했던 대외활동에서 지점을 홍보할 수 있는 영상을 제작하라는 미션을 줬습니다. 저와 멘티들은 시험공부기간이었는데 해당 미션은 수행하는 데에 많은 시간과 노력을 필요로 하기 때문에 시험공부와 병행하기 어렵다고 판단하였습니다. 따라서 시험이 끝난 후에 진행하고 싶다고 의견을 전달하였으나, 주임님은 주어진 기간 안에 반드시 해당 미션을 완수해야한다는 입장이었습니다. 대외활동을 시작하기 전 주어진 기간 안에 미션을 수행하기로 모두 동의했기 때문에 미션 진행은 불가피하다는 이유였습니다. 따라서 시험기간에 지장이 가지 않으면서도 미션을 진행할 수 있는 대안이 필요하였습니다.
먼저 주임님께 부탁하여 대외활동 기간 동안 진행 할 예정인 미션들의 리스트를 제공받았습니다. 리스트를 살펴본 결과 실외에서 팀끼리 뭉쳐서 장시간 진행해야하는 영상제작 미션과 달리, 실내에서 개인이 혼자 단시간에 진행할 수 있는 여러 SNS 채널에 지점 제품을 홍보하는 미션은 시험기간에도 적합할 것이라는 판단을 내렸습니다. 따라서 주임님께 SNS에 제품을 홍보하는 미션을 시험기간에 진행하고 그 이후에 영상제작 미션을 수행한다면 두 미션 모두 실행 가능할 뿐만 아니라 미션 결과물의 퀄리티가 높아지기 때문에 지점 홍보에 긍정적인 효과를 미칠 것임을 말씀드렸고 주임님은 수긍하였습니다. 멘티들에게도 시험기간 동안에 주어지는 미션은 난이도가 쉬워 병행하기에 적합하다고 설득하였고 주임님이 편의를 봐준만큼 시험기간임에도 불구하고 열심히 SNS 미션을 진행해보자고 제안하여 모두의 찬성을 얻어낼 수 있었습니다. 그 결과 예정된 대외활동 기간 내에 주어진 미션을 모두 수월하게 완수 할 수 있었습니다.
이 경험을 통해, 양측의 입장과 원하는 바를 온전히 파악한 후 대안을 개발한다면 쉽게 갈등을 해결할 수 있다는 것을 배웠습니다. 제가 가진 이견 조율 능력을 활용하여 효과적으로 갈등상황을 조정하여 조직의 궁극적인 목표에 부합하는 결과물을 만들어내는 인재가 되겠습니다.
4. 오류없이 성공적으로 과제 또는 업무를 수행하고자 최선을 다했던 경험을 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다.
4-1. 오류나 실수가 발생할 가능성이 있었던 업무(과제) 특성 및 주의를 기울였던 행동에 대해 기술
4-2. 진행과정 별 치밀하게 처리했던 방법에 대해 기술
[적극적으로 해결책을 반영하며 오류를 최소화하는 전문가]
오류의 최소화를 목적으로 하여 우선순위를 설정하고 진행 과정 중 빠른 상황 판단에 따라 전략을 세워 업무 수행하여 긴급한 업무를 원활하게 수행한 경험이 있습니다.
OO 공사에서 인턴으로 근무할 당시, 전 세계 기관의 국제회의 개최 날짜를 업데이트하라는 업무가 주어졌습니다. 기존의 국제회의 개최날짜는 코로나19가 발생하기 이전에 조사되어서 추후 변동되었을 가능성이 높았습니다. 그러나 해당 자료는 전사에 긴급하게 공유될 자료이기 때문에 오류 없이 신속하게 작성하여 제출해야 했습니다.
기존의 가나다순으로 기관명이 작성되어있는 자료 순서에 맞추어 조사를 진행한다면 효율적인 업무완수를 하지 못할 것으로 판단하였습니다. 따라서 오류의 최소화를 목적으로 두 가지 기준에 따른 우선순위를 설정하여 자료를 재정렬하여 업무를 진행하기로 결정하였습니다. 먼저 회의개최가 임박한 기관별로 자료를 정렬한 후, 회의 개최가 임박하지 않은 기관을 대상으로 전 세계 코로나19 확진자 발생 현황 자료를 토대로 확진자가 많이 발생한 국가 순으로 자료를 정렬하였습니다. 확진자가 많이 발생한 국가 내 기관이 국제회의 개최날짜를 변경할 확률이 높다는 판단에 따른 것이었습니다.
개최날짜 변동 사항을 조사할 때 기관 홈페이지를 들어가서 체크하는 것보단 전화응대를 하는 것이 조사 시간을 단축시킬 수 있을 뿐만 아니라 기관 내 정확한 상황을 파악할 수 있고 추가적인 문의사항에 대한 즉각적인 피드백을 들을 수 있다고 판단하였습니다. 전화응대는 간결하고 정확하게 이루어져야 되기 때문에 한 번에 완벽한 내용을 주고받을 수 있도록 사전에 팀에서 기관에게 문의할 내용과 기관에서 팀에게 문의할 수 있는 내용을 조사하여 나만의 전화응대 매뉴얼을 만들었습니다. 이를 토대로 업무를 진행하니 신속하게 국제회의 개최 날짜를 업데이트를 할 수 있었을 뿐 아니라, 기존 날짜대로 국제회의를 진행하되 오프라인과 온라인으로 동시에 회의를 진행하는 하이브리드 회의 진행 기관 등의 특이사항을 추가로 기입하여 자료의 정확도를 높일 수 있었습니다. 그 결과 마감기한보다 일찍 업무를 완수할 수 있었고 상사로부터 긴급한 업무임에도 침착하고 꼼꼼하게 완수하였다는 칭찬을 들을 수 있었습니다.
늘 오류를 최소화하여 업무를 수행하는 것을 우선으로 삼으면서도 신속함과 정확도 또한 잃지 않는 신입사원이 되겠습니다.